Tip van CASE: status in Outlook agenda en Teams

Elke agenda-item in Outlook bevat een status. In Teams kun je ook een status instellen. Soms werken deze twee samen, soms stel je ze apart van elkaar in.

Wat betekenen deze statussen? En wanneer doe je nu wat? Hoe dit precies werkt, leggen we graag uit in dit artikel. Deze kennis helpt je om je tijd beter te beheren en duidelijk te communiceren met je collega's.

Outlook agenda status vs Teams status

In de Outlook agenda kun je met de status per afspraak extra informatie meegeven over wat deze afspraak betekent voor je beschikbaarheid voor collega's.
Elke nieuwe afspraak (zelf gemaakt of geaccepteerd) heeft de status Bezet.

Je status in Teams volgt je Outlook agenda-status, waardoor deze op moment van een afspraak ook verandert naar Bezet. Automatisch, wel zo handig. Je collega's zien in één oogopslag door het rode bolletje dat je op dat moment niet beschikbaar bent voor een vraag of sparmomentje.

Teams status: automatisch en handmatig

Maar: je Teams status werkt ook (automatisch) wanneer je geen afspraken hebt gepland in je agenda!
Zodra je computer even niet bediend wordt, springt je Teams op het oranje bolletje met de status Ben zo terug. En wanneer je computer uitgeschakeld is, is je status Offline.

Naast de automatische status, kun je je status in Teams ook handmatig instellen. Hiervoor klik je in Teams rechtsboven op je profielicoontje en vervolgens op je actieve status. Nu kun je kiezen voor de volgende statussen:

• Beschikbaar: Zo geef je aan dat je op dat moment beschikbaar bent voor je collega's. Ook als je een afspraak in je Outlook agenda hebt, kun je je Teams status op Beschikbaar zetten.
• Bezet: Zo geef je aan dat je, ondanks geen afspraak in je Outlook agenda, ergens mee bezig bent en zodoende niet beschikbaar bent voor je collega's.
• Niet storen: Dit is hetzelfde als de bezet-status, met als extraatje dat je nu ook geen meldingen ontvangt. Ideaal voor tijdens geconcentreerd werk of een belangrijke meeting.
• Ben zo terug: zo geef je handmatig aan dat je voor een korte tijd niet aanwezig bent. Handig voor pauzes.
• Als afwezig weergeven: dit is een goede manier om handmatig in te stellen dat je een langere tijd niet aanwezig bent. Dit wordt ook automatisch ingesteld zodra je computer een tijdje niet actief is.
• Offline weergeven: zo lijkt het alsof je niet in Teams ingelogd bent.

Outlook: status afspraak instellen

Zoals hierboven aangegeven: iedere afspraak in je Outlook agenda krijgt standaard de status Bezet mee. Maar is dit wel altijd de beste optie? Als je bijvoorbeeld een afspraak voor jezelf in je agenda zet, als zijnde een taak om ergens aan te werken, kan het goed zijn dat je toch beschikbaar bent voor collega's tijdens deze werkzaamheden.
Of als je een vrije dag of dagdeel inplant, ben je feitelijk niet bezet maar afwezig.

Dit zijn de verschillende statussen:

• Beschikbaar: je bent online en beschikbaar om te chatten of deel te nemen aan vergaderingen. Collega's kunnen je gemakkelijk bereiken.
• Werkt ergens anders: hiermee geef je aan dat je aan het werk en beschikbaar bent via Teams, telefoon e.d., maar niet voor fysieke afspraken omdat je elders werkt: thuiswerken, bij een klant of iedere denkbare locatie.
• Voorlopig: Dit geeft aan dat je een afspraak hebt die nog niet definitief is bevestigd. Het is een indicatie dat je mogelijk beschikbaar bent, maar dit kan nog veranderen. Gebeurt automatisch als je een ingekomen afspraak nog niet hebt geaccepteerd, of bewust als Voorlopig hebt geaccepteerd. Maar je kunt deze status ook handmatig instellen.
• Bezet: Wanneer je deze status hebt, betekent dit dat je een afspraak hebt en niet beschikbaar bent voor andere vergaderingen of activiteiten. Deze is dus ook handmatig in te stellen.
• Niet aanwezig: een inkopper; deze status geeft aan dat je niet werkt. Ideaal om een (vaste of incidentele) vrije dag of vakantie aan te geven. Geeft een erg overzichtelijke paarse markering, zodat collega's in één oogopslag zien dat je er niet bent.

PRO TIP: plan (hele) vrije dagen en vakanties in je agenda in als een afspraak zonder tijd, dus met de functie “hele dag”. In combinatie met de status Niet aanwezig kleurt je agenda mooi paars.

Door deze statussen effectief te gebruiken, kun je je beschikbaarheid duidelijk communiceren en misverstanden voorkomen. We hopen dat deze uitleg je helpt om je werkdag soepeler te laten verlopen.

Heb je wat nieuws geleerd? Deel dit artikel dan met je collega's!