Tip van CASE: Slim inventariseren met Microsoft 365

Inventarisaties zijn er in alle soorten en maten: het verzamelen van wensen, het peilen van tevredenheid of het inventariseren van interesse. Vaak kost het veel tijd en energie om deze input te verzamelen, te ordenen en te verwerken. Gelukkig biedt Microsoft 365 een aantal slimme tools die dit proces een stuk eenvoudiger maken. In dit artikel delen we praktische tips om efficiënter te inventariseren met tools die je waarschijnlijk al hebt!

1. Microsoft Forms: uitgebreid en overzichtelijk

Dit is een gebruiksvriendelijke tool in Microsoft 365, waarmee je enquêtes, checklists en feedbackformulieren kunt maken. Voordeel van Forms is dat je dit best uitgebreid kunt doen omdat je een onbeperkt aantal vragen en keuzemogelijkheden kunt aanmaken. Bovendien kun je de antwoorden live volgen en exporteren naar een Excel-bestand; ideaal om snel te sorteren, filteren en analyseren.

2. Polls in Microsoft Teams: direct peilen

Polls in Teams zijn een snelle manier om meningen te peilen tijdens een vergadering of in een Teams-kanaal. Deze tool is dus meer geschikt voor een snelle inventarisatie of interactie in een live-situatie. Ideaal om in een Teams-meeting ook de wat stillere aanwezigen te betrekken.

3. Loop-onderdelen: samenwerken in realtime

Dit is een tool waar we wel heel enthousiast over zijn: Loop!
Dit zijn dynamische, interactieve elementen die door meerdere mensen tegelijk bewerkt kunnen worden en die je kunt invoegen in zo'n beetje alle apps en documenten binnen Microsoft 365. Denk dus aan je Word of Excel bestand, in Teams chats en meetings, maar ook in een mail; hiermee is e-mail voor het eerst niet meer zo statisch als dat deze altijd was. En dit is direct ook het grootste voordeel: een Loop-onderdeel (in een mail) kan heel veel op-en-neer communiceren verminderen. Het is ook flexibel inzetbaar; je kunt een Loop-onderdeel toevoegen in een mail en later ook in een Teams-bericht verder bewerken.

Er zijn verschillende Loop-onderdelen beschikbaar: een tekstblok, tabel, checklijst, takenlijst, poll, agendapunten, opmerkingen, voortgangsbalk en een Q&A structuur.

Gebruik Loop-onderdelen om snel samen te werken zonder extra documenten of e-mails. Je houdt alles bij elkaar én overzichtelijk.

4. SharePoint Lists: voor de gevorderde gebruiker

Een krachtige manier om gestructureerde data te verzamelen en beheren is de Lijst functie. Deze vind je ook in je persoonlijke deel van Microsoft 365 (Mijn Lijsten), maar we hebben het hier over de Lijst die je toevoegt op een Sharepoint site. Een Lijst heeft vergelijkbare eigenschappen met een Excel-bestand, met als verschil dat deze in de browser opent in plaats van binnen Excel. Een Lijst is gemaakt om gezamenlijk zaken bij te houden. Elke kolom kan worden ingericht met bepaalde (gewenste) waarden.

PRO-tip: Combineer je Lijst met Power Automate om automatisch meldingen te sturen of taken aan te maken.

5. OneNote: persoonlijk en creatief

OneNote staat vooral bekend als een persoonlijk digitaal notitieboek om allerhande aantekeningen te maken. Maar wist je dat je in een Team of Teams-chatkanaal ook een gezamenlijke OneDrive kunt aanmaken? Dit is ideaal om samen ideeën en observaties te verzamelen, zoals het documenteren van brainstorms en het vastleggen van notulen. Gebruik de secties en pagina’s om overzicht te houden.

6. Planner & To Do: opvolging gegarandeerd

Nog meer oplossingen waar we enthousiast over zijn! Dit zijn dé tools om taken te organiseren en toe te wijzen. To Do is je persoonlijke takenlijst die je ook in Outlook terugvindt. Planner is een tool voor een Team om gezamenlijke taken te managen; zodra je een taak aan iemand toewijst, ziet diegene deze taak ook in zijn/haar To Do takenlijst. De verschillende views in Planner werken fijn om deadlines en verantwoordelijkheden vast te leggen en de voortgang te monitoren. Maak direct vanuit een Teams-gesprek een taak aan met de knop “Meer acties > Taak maken”.

Kies de juiste tool voor het juiste moment

Elke tool heeft z’n eigen kracht. Wil je uitgebreid input verzamelen? Ga voor Forms. Wil je live samenwerken aan een lijst? Kies Loop, Polls of SharePoint Lijsten. En vergeet de opvolging niet: Planner en To Do zorgen dat je niets mist.

Ons advies: begin klein. Probeer één tool uit in je volgende inventarisatie en ontdek hoe makkelijk het kan zijn!