Tip van CASE: slimmer afwezig met het nieuwe Outlook

De afwezigheidsmelding in Outlook is al jaren ingeburgerd voor wie tijdelijk offline gaat. Maar wist je dat deze functie tegenwoordig in de nieuwe versie van Outlook een stuk slimmer is?

Waar je vroeger alleen een automatisch antwoord kon instellen (“Ik ben er even niet, je mail wordt gelezen als ik er weer ben”), biedt de nieuwe Outlook nu een reeks handige extra’s die je leven een stuk makkelijker maken.

Wat is er nieuw? Als je de afwezigheidsmelding instelt, kun je in het nieuwe Outlook meteen ook de volgende zaken regelen:

• Agenda automatisch blokkeren Outlook kan je afwezigheidsperiode direct in je agenda zetten. Zo zien collega’s in één oogopslag dat je niet beschikbaar bent.

• Afspraken annuleren of verwijderen Heb je vergaderingen gepland tijdens je vakantie? Outlook kan ze automatisch annuleren of verwijderen. Geen verwarring, geen dubbele communicatie.

• Nieuwe uitnodigingen automatisch afwijzen Tijdens je afwezigheid worden nieuwe vergaderverzoeken automatisch afgewezen. Zo kom je niet terug in een agenda vol gemiste meetings.

• Slimme tijdsinstellingen Niet nieuw, wel handig: je kunt instellen dat je afwezigheidsmelding alleen actief is tussen bepaalde data. Outlook schakelt het automatisch weer uit zodra je terug bent. Scheelt weer een opmerking van de klant of je collega: “je afwezigheidsassistent staat nog aan!”

Je blijft in controle Goed om te weten: je kunt bovengenoemde functies apart schakelen. Je kunt dus zelf bepalen welke zaken je automatisch wil laten regelen en wat je liever met de hand blijft doen.

Het instellingenvenster van de nieuwe Outlook, met alle nieuwe functies aangevinkt.

Deel dit met collega's en klanten Veel gebruikers kennen de afwezigheidsmelding wel, maar deze nieuwe functies blijven vaak onder de radar. En dat is zonde! Zeker rond de feestdagen, wanneer er vaak toch al genoeg geregeld moet worden. Dus: ben je binnenkort (extra) vrij? Laat de nieuwe Outlook het werk doen. Eén keer goed instellen, en je kunt met een gerust hart genieten van je vrije dagen.