Project uitgelicht: Copilot, van experiment naar structurele waarde

Steeds meer organisaties ontdekken dat Microsoft 365 Copilot meer is dan een handige assistent. Het is een versneller van dagelijks werk, mits je het doelgericht inzet en samen blijft leren. In dit artikel nemen we je mee in onze ervaringen met de uitrol van Copilot.

Herkenbare situatie?
De druk op kenniswerk groeit. E-mails stapelen zich op, vergaderingen volgen elkaar snel op en documentatie ontbreekt vaak of is versnipperd. Daardoor gaat veel tijd verloren aan terugzoeken, samenvatten en afstemmen. Tegelijk verwachten organisaties hogere productiviteit en betere kwaliteit.

Veel bedrijven hebben al een Microsoft 365-omgeving, maar benutten de mogelijkheden slechts deels. Copilot voegt daar iets fundamenteels aan toe: het helpt om informatie sneller te vinden, te structureren en om te zetten in output zoals samenvattingen, presentaties en analyses.

Sprong in het diepe
Kees Verspui, directeur bij CASE: “Ik geloof oprecht dat een tool als Copilot kan helpen om processen te versnellen of zelfs te schrappen, omdat Copilot taken van je kan overnemen. Zeker als het gaat om repeterend handmatig werk, kan AI een verschil maken.” Daarom besloot hij om in het spreekwoordelijke diepe te springen, door voor de gehele organisatie Copilot licenties aan te schaffen.

Mooie les
Een periode van experimenteren volgde. Collega's werden aangemoedigd om te experimenteren, bijvoorbeeld door prompts te variëren en te leren hoe instructies de output beïnvloeden. Dit vergroot vertrouwen en maakt het gebruik vanzelfsprekender.

Na enige tijd ontstonden er 2 kampen onder de collega's: fans van Copilot en een groep die er werkelijk niets mee deed. Een mooie les: “Als je geen goede adoptie doet, ontstaan er grote verschillen in het gebruik van Copilot en daarmee ook de waarde”, aldus Kees.

Interne inspiratiesessies
Inmiddels inspireren we elkaar via tweewekelijkse inspiratiesessies waarbij een collega de anderen meeneemt in een praktijkvoorbeeld hoe Copilot ingezet wordt. Dit verlaagt de drempel en zorgt voor herbruikbare ideeën. Kees: “De kracht zit in herkenning en het delen van echte voorbeelden, niet in theorie.”

Sturen op kwaliteit
Copilot versnelt, maar vervangt geen vakmanschap. Daarom besteden we aandacht aan het beoordelen en verbeteren van output. Collega's leren wanneer ze Copilot kunnen vertrouwen en wanneer ze moeten bijsturen.

Onze lessen

• Verwachten dat Copilot direct perfecte output levert. In de praktijk vraagt het om gerichte instructies en iteratie. Hoe specifieker de vraag, hoe beter het resultaat.

• Te weinig aandacht besteden aan adoptie. Zonder begeleiding blijft het gebruik oppervlakkig. Door actief te delen, te trainen en te sturen op toepassing in processen, groeit de waarde structureel.

• Vergeet governance niet! Denk aan datatoegang en rechten. Copilot werkt op basis van wat beschikbaar is in Microsoft 365. Een goede inrichting van rechten en informatiebeheer blijft essentieel.

Modernere werkwijze
De opbrengst van Copilot zit niet alleen in tijdwinst. Het gaat ook om kwaliteit en consistentie. Documenten worden sneller en uniformer opgesteld. Vergaderingen zijn beter voorbereid en leveren concretere acties op. Kennis wordt beter benut omdat informatie toegankelijker is. Voor organisaties betekent dit een verbeterde productiviteit zonder extra werkdruk. Medewerkers houden tijd over voor inhoud en klantwaarde. Tegelijk ontstaat er een modernere werkwijze die aantrekkelijk is voor nieuwe medewerkers.

Ook benieuwd?
Wij kijken terug op een leerzaam project en gebruiken Copilot inmiddels dagelijks.
Wil je weten hoe Copilot in jouw organisatie directe waarde kan opleveren? Neem contact op met CASE via onze contactpagina en ontdek hoe wij helpen bij een praktische en veilige implementatie van Microsoft 365 Copilot.